FONCTION

Liste des principales activités :

Gestion administrative du personnel:

• Participer à l'accueil et l’intégration du nouveau personnel, assurer le briefing administratif ;
• Superviser la gestion administrative du recrutement et de l’embauche du personnel de sa base ;
• Superviser l’archivage, la tenue et la sécurisation des dossiers du personnel Solidarités International ;
• Rédiger et assurer le suivi des contrats de travail des employés de sa base ;
• S’assurer de la mise en place des EAP selon les procédures définies et suivre l’évolution professionnelle du personnel ;
• Centraliser les demandes de formation exprimées par les équipes et mettre en place un plan de formation ;
• Participer à l'instruction et à la décision des mesures disciplinaires ;
• Appliquer les formalités prévues pour les sanctions et les fins ou ruptures de contrat
• Superviser le recueil des éléments permettant l'établissement de la paie et veiller à la bonne conduite de celle-ci ;
• Calculer les impôts et taxes et superviser les déclarations et paiements aux organismes concernés ;
• Participer à la définition et à l’application des politiques salariales et sociales Solidarités International. Evaluer les risques liés aux changements de politique salariale et sociale ;
• Veiller à la mise en place des instances légales de représentation et de consultation du personnel sur sa base et participer à la gestion et au règlement des conflits ;
• Organiser les réunions et la communication avec le personnel ;
• Suivre l'évolution du coût de la vie ;
• Tenir à jour l’organigramme de la base.

Gestion d’équipe

• Définir les besoins en personnel administratif sur sa base et recruter en fonction des moyens alloués ;
• Former, appuyer et évaluer l’équipe administrative sur sa base d’affectation ;
• Planifier et encadrer l’activité de l’équipe administrative ;
• Animer les réunions de l’équipe administrative.

Trésorerie / comptabilité :

• Gérer la trésorerie de sa base et veiller au bon approvisionnement des banques et caisses ;
• En lien avec le Coordinateur (trice) Terrain, gérer les transferts et veiller à la sécurité des fonds ;
• Elaborer les prévisionnels de trésorerie avec le logisticien et les responsables programmes ;
• Superviser la tenue physique et la sécurité des coffres et caisses ;
• Valider tous les décaissements et engagements de dépenses, en respectant les procédures Solidarités International ;
• Superviser la tenue de la comptabilité sur sa base, contrôler les soldes de caisse ;
• Suivre les livres de banque pour sa base et tenir le coffre ;
• Préparer et superviser la clôture mensuelle, la révision et l’intégration de la comptabilité de sa base ;
• Contrôler les classeurs comptables avant envoi en coordination.

Suivi budgétaire / financements :

• Mettre à jour les tableaux d’affectation pour sa base ;
• Mettre à jour et analyser les suivis budgétaires en concertation avec les équipes logistiques et programmes ;
• Faire le rapprochement entre consommation budgétaire et avancée des activités. Proposer des solutions si nécessaire ;
• Contrôler les coûts de fonctionnement de sa base d’affectation ;
• Veiller au respect des procédures administratives des bailleurs de fonds ;
• Assister le coordinateur administratif dans l’élaboration des rapports financiers et les travaux d’audits ;
• Participer à l’élaboration des budgets pour les nouveaux projets.

Gestion administrative de la mission

• Vérifier et valider tous les contrats rédigés sur la base ;
• Participer au choix des locaux Solidarités International ;
• Assurer le suivi administratif des locations, des sinistres et des contrats d’assurance.

Reporting / communication :

• Nouer et entretenir des relations avec les autorités administratives au niveau local et régional ;
• Effectuer une veille sur les réglementations en vigueur (droit du travail notamment) ;
• Participer aux réunions relatives aux aspects administratifs, représenter Solidarités International sur demande et/ou sur délégation ;
• Superviser l’envoi des archives administratives en coordination ;
• Assurer le reporting administratif et financier vers sa coordination selon le calendrier administratif Solidarités.